1　趣旨

この要領は、別に定めるほか、芳賀中部上水道企業団情報公開及び個人情報保護に関する条例(平成14年芳賀中部上水道企業団条例第13号。以下「条例」という。)の定めによる情報の公開及び個人情報の開示、訂正等(以下「情報公開等」という。)に係る事務取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

2　情報公開等総合窓口の設置

情報公開等に係る事務の一元化を図るため、情報公開等総合窓口(以下「公開窓口」という。)を総務係に設置する。

【第2　情報公開等に係る共通事項】

1　公開窓口で行う事務

公開窓口で行う事務は、次のとおりとする。

①　情報公開等及び情報提供に係る案内・相談に関すること。

②　情報公開等に関する事務についての連絡調整に関すること。

③　すべての実施機関の情報公開等に係る情報公開請求書及び自己情報開示等請求書(以下「請求書」という。)の受付に関すること。

④　すべての実施機関の情報公開等に係る閲覧又はその写しの交付に関すること。

⑤　前号に規定する写しの交付に係る費用及び送付費用の徴収に関すること。

⑥　すべての実施機関の情報公開等に係る検索資料の整備及び閲覧に関すること。

⑦　すべての実施機関の情報公開等に係る非公開又は非開示(部分公開及び部分開示の場合を含む。)若しくは訂正等の決定及び期間の延長の決定(以下「公開等の決定」という。)に対する不服申立ての受付及び担当係との連絡調整に関すること。

⑧　芳賀中部上水道企業団情報公開等調整委員会(以下「委員会」という。)の庶務に関すること。

⑨　実施状況の公表に関すること。

2　担当係で行う事務

情報公開等の請求に係る情報を所管する部署(以下「担当係」という。)で行う事務は、次のとおりとする。

①　情報公開等の請求に係る情報の検索及び特定に関すること。

②　請求書の受理に関すること。

③　条例第9条第4項の規定による第三者の意見聴取に関すること。

④　公開等の決定に関すること。

⑤　所管する情報公開等に係る情報の閲覧又はその写しの交付に関すること。

⑥　情報公開等に係る情報又は個人情報の公開窓口への搬入に関すること。

⑦　不服申立書の受理に関すること。

⑧　不服申立事案の委員会への協議に関すること。

⑨　不服申立てについての決定に関すること。

⑩　情報公開等に係る検索資料の作成に関すること。

【第3　情報公開に係る事務】

1　公開窓口で行う事務

(1)　案内・相談

①　請求内容の把握

公開窓口では、来庁者から請求の内容をできる限り具体的に聴取し、検索資料等により当該情報に係る事務を担当する担当係を調査し、電話照会等により当該情報の所在を確認するものとする。

②　対応の選択

公開窓口は、来庁者の知りたい情報の内容について、次のいずれかの方法で対応するのが最も適当か判断するものとする。

ア　情報提供

来庁者の知りたい情報の内容が資料、印刷物等による情報提供で対応できる場合は、当該情報提供で対応するものとする。

イ　他の制度の利用

他の法令等に基づき閲覧、縦覧又は写しの交付の手続が定められている場合において一般の利用に供している情報により対応すべき場合は、条例を適用しないので、その旨を来庁者に説明し、当該事務の担当係に案内するものとする。

ウ　情報公開

前記のア及びイに該当しない場合は、情報公開として取扱うものとする。

③　情報の特定

ア　対象情報の特定

公開窓口は、来庁者の相談の内容が情報公開として対応すべきものであるときは、知りたい内容が記録されている情報(以下「対象情報」という。)の特定に必要な事項を十分聴取すると同時に、検索資料による検索及び担当係に対する検索の依頼により対象情報の名称等について特定を行うものとする。

なお、対象情報の特定に当たっては、請求の受付後に当該情報が存在しないことがないよう、担当係と十分連絡をとるとともに、原則として、公開窓口は担当係の職員の立会いを求めるものとする。

イ　対象情報が特定できない場合

担当係の担当職員の不在等により、対象情報が特定できない場合は、請求者にその旨を告げた上で、公開請求を受け付けるものとする。

(2)　請求の受付等

①　請求の方法

ア　情報公開の請求は、請求書を提出して行うことと規定されているので、電話又は口頭による請求は受け付けないものとする。

イ　請求者が、身体の障害等により自ら請求書を作成することが困難な場合には、公開窓口の職員が代筆するなど適切な方法により対応するものとする。

ウ　請求書は、原則として対象情報1件につき1枚とする。ただし、同一の担当係に係る同一内容の複数情報がある場合には、1枚の請求書により行うことを認めるものとする。

②　請求者の確認

ア　請求者の確認は、請求書の記載内容で確認するものとし、通常は身分証明書等の提示は求めないものとする。

イ　代理人による請求の場合は、請求者本人からの委任状の提出を求めるものとする。

③　郵送による請求の取扱い

郵送による請求は、公開窓口において取り扱うものとする。この場合において、請求文書に条例第8条各号に掲げる事項が記載されており、かつ、これらの記載内容によって請求のあった情報が特定できる場合には、これを請求書として取り扱うものとする。

請求書として取り扱うことができない場合には、希望により、切手をはり付けた返信用封筒を徴して正規の請求書を送付するものとする。

④　請求書の記載事項の確認等

請求書の記載内容については、次の事項を確認するものとする。

ア　「請求者」の欄

・　通知書の送付及び連絡調整のために、住所、氏名等が正確に記載されていること。

・　請求者が法人又はその他の団体である場合は、その名称及び代表者の氏名並びに事務所又は事業所の所在地と担当者の所属、氏名及び電話番号の記載を求めること。

・　利害関係を有するものの請求の場合、利害関係を有するものであることが具体的に確認できる程度に記載されていること。

・　代理人による請求の場合、次の例のように「氏名」欄に請求者本人の氏名並びに代理人の住所、氏名及び連絡先の電話番号が記載されていること。

〔例〕○○○○代理人

××町×××1番地1号　電話△△△(△△△)―△△△△

・　「電話番号」欄は、自宅、勤務先等連絡が容易な連絡先の電話番号が記載されていること。

イ　「情報の内容」欄

対象情報を特定するため、名称又は請求に係る情報を特定し得る程度に具体的な内容が記載されていること。例えば「情報公開制度に関する書類」という請求内容では、情報の特定が不可能であるため「情報公開の実施状況」「芳賀中部上水道企業団水道運営協議会の建議書」というように具体的な内容の記載を求めること。この場合、これらはそれぞれの請求書に記載されることとなるので注意が必要である。

ウ　「公開の方法」欄

該当する区分の番号が□内にν印が記入されていること。

⑤　請求書の受付

請求書を受け付けた場合は、請求書の余白に収受印を押印し、その写しを請求者に交付するものとする。

⑥　請求書の補正

請求書の記載欄に、空欄、不鮮明及び意味不明な箇所がある場合には、公開窓口の職員は、請求者に対して、その箇所を訂正、補筆等請求書の補正を求めるものとする。なお、請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、公開窓口の職員が、職権で補正できるものとする。

⑦　請求書を受け付けた場合の説明等

請求書を受け付けた場合には、請求者に対し「情報公開等についての説明事項」(別記様式第1号)を交付又は送付するとともに、その内容について、請求者に対し十分説明をするものとする。

⑧　情報公開事務処理簿の記載

公開窓口では、請求書を受け付けたときは、その請求内容等を「情報公開請求処理簿(別記様式第2号)」に記載するものとする。

⑨　受付後の請求書の取扱い

請求書及び情報公開請求処理簿の写しを担当係へ送付するとともに、公開窓口で請求書の写しを保管するものとする。

2　担当係で行う事務

・　相談・案内等

①　担当係における相談等

担当係に直接情報公開に関する相談があった場合は、情報提供で対応できる場合を除き、公開窓口への案内を行うなど適切な対応に努めるものとする。

・　請求書の受理

①　受理日

担当係は、公開窓口から請求書の送付を受けたときは、形式的要件の具備を確認するとともに、対象情報の有無を確認した上で受理するものとする。

なお、条例第9条第1項に規定する受理の日は、公開窓口で請求を受け付けた日とする。また、請求書に補正を要する場合は、請求者にその旨を伝え、当該補正が終了した日を受理日とする。

②　情報の不存在

公開請求の受付時において、情報が存在しない場合には、請求者に情報公開制度の内容等を十分に説明し、不存在であることに理解を得られるよう努めるものとする。結果として、当該請求がなされた場合には、当該請求者に対して公開等の決定ができない旨「情報の不存在について」(別記様式第3号)により通知するものとする。

また、公開請求の受付時に情報が特定できなかった場合において、受付後に対象情報の不存在が明らかになった場合には、公開等の決定ができないので、請求者に対して第一義的には、請求の取下げを要請するものとする。請求の取下げがなされない場合には、当該請求者に対し、「情報の不存在について」(別記様式第3号)により公開等の決定ができない旨を通知するものとする。この場合、情報の不存在について、請求者に理解が得られるよう努めるものとする。また、請求の趣旨に沿って情報提供等が可能な場合については、その旨を併せて通知し、請求者の利便を図るよう努めるものとする。

なお、郵送による請求で、情報が不存在である場合にも同様に取り扱うものとする。

・　公開等(部分公開、時限的公開の場合を含む。)の決定等

①　情報の内容の検討等

ア　担当係は、請求書を受理したときは、対象情報に記録されている情報が条例第6条各号に規定する公開しないことができる情報(以下「非公開情報」という。)に該当するか否かを「非公開情報の判断基準表」等を参考に検討するものとする。

なお、条例の解釈及び運用に当たっては、公開の原則及びプライバシー保護に十分配慮し、拡大解釈及び恣意的運用にならないよう努めるものとする。

イ　判断基準は、機械的に運用するのではなく、「非公開情報の判断基準表」等により、対象情報の内容を個々具体的に検討するとともに、部分公開及び時限的公開についても併せて検討するものとする。

ウ　条例第7条第2項に規定する時限的公開に該当するかどうかは、請求のあった日から概ね1年以内において、非公開情報に該当する理由が消滅するかどうかで判断するものとする。

エ　担当係は、公開等の決定に当たっては、事前に公開窓口と協議するものとする。

オ　公開窓口は、次のいずれかに該当するときは、委員会において調整するものとする。

・　担当係と公開窓口との協議が整わない場合

・　事案が複数の係に関連する場合で、統一的な判断が必要と認められる場合

・　公開・非公開の判断が全庁的な影響を及ぼすと認められる場合

・　その他全庁的な調整が必要と認められる場合

カ　担当係は、対象情報に他の係に関係する情報が記録されている場合は、当該関係係と協議するものとする。

②　第三者に係る意見聴取

担当係は、第三者情報に係る公開等の決定を行うに当たって、対象情報に第三者に関する情報が記録されている場合において、当該情報が非公開情報のいずれかに該当すること又はいずれにも該当しないことが明らかでない場合には、条例第9条第4項の規定により、必要に応じて次のとおり当該第三者から意見を聴取し、公開等の決定を行うものとする。

ア　聴取事項

第三者情報に係る意見聴取事項は、概ね次のとおりとする。

・　個人情報については、プライバシーの侵害の有無及びその程度

・　法人等情報については、不利益の有無及びその程度

・　国等関係情報については、協力、信頼関係への影響の有無及びその程度

・　その他第三者の権利、利益の侵害の有無や協力、信頼関係への影響の有無及びそれらの内容や程度の把握に関して必要な事項

イ　聴取方法

第三者に対し、当該第三者に関する情報が記録されている情報について、公開請求があった旨を口頭又は「第三者情報に係る意見の聴取について」(別記様式第4号)により照会し、原則として「回答書」(別記様式第5号)により回答を求めるものとする。

なお、口頭により意見聴取を行った場合については、「意見聴取書」(別記様式第6号)により、当該第三者の意見を聴取し、記録するものとする。

この場合、回答は概ね1週間以内に行うよう協力を求めるものとする。

③　決定期間

ア　担当係は、公開窓口において請求書を受理した日から起算して、原則として15日以内に公開等の決定をしなければならない。ただし、次のいずれかに該当する場合は、公開等の決定を延長することができるものとする。

・　第三者からの意見聴取に相当の日数を要する場合

・　対象情報が複数の係に関連するため、意見調整に相当の日数を要する場合

・　対象情報の量が膨大であるため、公開・非公開の決定に相当の日数を要する場合

・　災害等の発生により、通常の業務が行えない場合

・　年末・年始、休日が重なり通常の業務が行えない場合

・　その他相当の理由がある場合

イ　決定期間の延長を決定した場合は、「決定期間延長通知書」(施行規則別記様式第5号)を作成し、請求者に通知するとともに、その写しを公開窓口ヘ送付するものとする。

④　決定の決裁

ア　公開等の決定に当たっては、回議書を用い起案するものとし、次の書類を添付するものとする。

・　情報公開決定通知書、部分公開決定通知書、非公開決定通知書(これらを総称して、以下「決定通知書」という。)の案

・　請求書

・　情報公開処理簿の写し

・　第三者への通知書及び回答書又は意見聴取書(第三者情報に係る意見を聴取した場合のみ)

イ　公開等の決定は、原則として事務局長決裁とし、公開窓口を経由し、総務係長の合議を経るものとするが、特に重要、異例又は先例となる事案については、企業長決裁とする。

その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めによるものとする。

⑤　決定通知書等の記載事項

担当係は、決定通知書の作成に当たっては、次の事項に留意するものとする。

ア　「公開日時」欄

・　公開の日時は、決定通知書が請求者に到達する日までの日数を考慮するとともに、勤務時間内の日時を指定するものとする。

なお、指定に当たっては、請求者及び公開窓口と事前に確認をとり、請求者の利便を図るものとする。

・　情報の写しを郵送する場合は、その旨明記するものとする。

・　第三者から意見を聴取した場合における当該情報を公開する期日は、原則として当該第三者に公開の決定を通知した日から当該第三者が救済の手続をするために要する相当の期間が経過する日以後とすること。

なお、公開しなければならない公益上の緊急性がある場合又は第三者から意見聴取した結果、そのものの権利、利益を害しないことが明らかな場合は、この限りでない。

イ　「公開場所」欄

公開の場所は、原則として公開窓口とする。

ウ　「公開できない理由」欄

適用除外事項のいずれに該当するかを記載し、併せてその理由を具体的に記入するものとする。

なお、公開できない理由が、条例第6条に規定する複数の号に該当するときは該当する号すべてを記載するとともに、各号ごとにその理由を記入するものとする。

エ　「情報を公開することができる期日」欄

概ね1年以内において、非公開情報に該当する理由が消滅することが確実であり、情報を公開することができる期日を明示できる場合は、その期日を記載するものとする。

⑥　決定の通知

担当係は、公開等の決定をしたときは、遅滞なく決定通知書を請求者に送付するとともに、その写しを公開窓口及び意見を聴いた関係係へ送付するものとする。

⑦　第三者への通知

第三者から意見を聴取した場合には、当該第三者に対して「情報公開に関する決定結果通知書」(別記様式第7号)により通知するものとする。

3　公開の実施

(1)　情報の公開の日時及び場所

情報の公開は、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において行うものとする。

なお、請求者がやむを得ない事情により指定された日時に来庁できない場合は、改めて別の日時を指定できるものとする。この場合、改めて決定通知書の送付は必要としないものとする。

請求者が改めて指定した日時に来庁しなかった場合であって、来庁しなかったことに特段の合理的な理由があると実施機関が認める場合を除いては、請求の取下げがあったものとみなす。

(2)　公開の準備

担当係は、決定に係る情報(以下「公開決定情報」という。)をあらかじめ準備し、公開の日時までに公開窓口に搬入するものとする。

なお、次のいずれかに該当する場合は、原本を閲覧に供することができないため公開決定情報をあらかじめ複写したものを準備するものとする。

①　閲覧することにより、汚損又は破損されるおそれがあると認められるとき。

②　部分公開の場合であって、複写したものにより閲覧に供することが必要と認められるとき。

③　日常業務に使用している台帳等を閲覧に供する場合で、閲覧に供することによって業務に支障をきたすと認められるとき等相当の理由があると認められるとき。

(3)　実施に当たっての留意事項

情報の公開の実施に当たっては、次の事項に留意するものとする。

①　公開窓口の職員は、情報の公開を実施する際、請求者に対し、決定通知書の提示を求めるものとする。

②　担当係の職員は、必要に応じて公開窓口におもむき、当該情報の内容等について説明するものとする。

③　公開窓口の職員は、閲覧者に情報を汚損し、又は破損することのないよう説明するものとする。

なお、情報を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認められるときは、当該情報の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。

④　公開窓口の職員は、閲覧者に対し、知り得た情報の適正な使用を啓発するものとする。

(4)　閲覧の方法

情報の閲覧は、原則として公開決定情報の原本を閲覧に供するものとする。

なお、原本を閲覧に供することができないときは、(2)により複写機で複写したものを閲覧に供するものとする。

(5)　部分公開の方法

部分公開を行う場合における非公開とする部分の分離及び公開の方法は、概ね次によるものとする。

①　公開する部分と非公開とする部分とをページ単位で区分することができるときは非公開とする部分を分離したものによる。

②　非公開とする部分とそれ以外の部分が同じページに混在しているときは、そのページ全体を複写し、非公開部分をマジック等で塗りつぶし、それを再度複写したもの又は非公開とする部分を紙等で覆って複写したものによる。

(6)　写しの交付等

①　写しの請求があった場合には、複写箇所等を請求者に十分確認し、写しの作成に要する費用を現金で徴収した後、当該箇所の写しを作成し、これを交付するものとする。

なお、写しの交付を行う際、公文書である等の証明は行わないものとする。

②　当初は、情報の閲覧請求だけであって、公開の当日に情報の写しの交付を求められた場合は、法令等に違反しないことを確認の上、請求書の訂正を求めて、その場で情報の写しの交付をして差し支えないものとする。

③　郵送による情報の写しの交付は、事前に情報の写しの作成に要する費用及び送付に要する費用又は郵便切手が納入されていることを確認の上、交付するものとする。

④　マイクロフィルムの写しの交付については、マイクロリーダーで複写したものをさらに複写機で複写し交付するものとする。

(7)　費用の徴収

①　費用の額

条例第30条第2項に規定する写しの交付に要する費用の額は、次のとおりとする。

ア　写しの作成に要する費用の額

a　公開窓口の複写機により情報の写しを作成したとき。

・モノ黒複写機(日本工業規格A3判までの規格の用紙)

写し1枚につき　20円

・カラー複写機(日本工業規格A3判までの規格の用紙)

写し1枚につき　60円

・図面用複写機(日本工業規格A1判までの規格の用紙)

写し1枚につき　90円

b　複写を業者に委託して図面等の情報の写しを作成したとき。

当該写しの作成に要する実費

イ　写しの送付に要する費用

情報の写しの送付に要する実費

②　徴収方法

情報の写しの交付に要する費用の徴収方法は、次によるものとする。

ア　公開窓口で写しを交付するとき。

情報の写しの作成に要する費用を現金で徴収する。この場合、請求者に対し、領収書を交付するものとする。

イ　写しを郵送により交付するとき。

請求者の希望により、情報の写しの作成に要する費用及び情報の写しの送付に要する費用を現金又は郵便為替(情報の写しの送付に要する費用については郵便切手可)で徴収する。

なお、当該費用を現金で徴収した場合は、請求者に対し、領収書を交付するものとする。

ウ　歳入科目

情報の写しの作成及び送付に要する費用に係る収入は、(款)水道事業収益、(項)営業外収益、(目)雑収益、(節)その他雑収益とする。

エ　情報提供による写しの交付に係る費用

アからウの取扱いは、情報提供として行う資料の写しの交付についても適用する。

【第4　個人情報保護に係る事務】

1　公開窓口で行う事務

「第2　情報公開等に係る共通事項、1　公開窓口で行う事務」に規定する手続によるものとする。なお、次の事項について、追加するものとする。

公開窓口は請求書を受付たときは、その請求内容等を「個人情報開示、訂正等請求処理簿」(別記様式第8号)に記載するものとする。

①　個人情報登録に係る内容の審査及び登録に関すること。

②　個人情報登録簿及び個人情報登録変更(廃止)届出書(以下「登録簿」という。)の取りまとめに関すること。

③　登録簿の閲覧に関すること。

2　担当係で行う事務

「第2　情報公開等に係る共通事項、2　担当係で行う事務」に規定する手続によるものとする。なお、次の事項について、追加するものとする。

①　登録簿の作成に関すること。

3　個人情報の保管等

個人情報の保管等に当たっては、条例第13条各項の規定により、登録、変更及び廃止の手続が定められており、担当係においては、規定に基づき登録等の手続を行い公開窓口に提出する。

公開窓口は、条例第12条各項に照らして登録(変更)の内容審査を行い、適正であることを確認のうえ、登録(変更)を行うものとする。

(1)　個人情報登録簿の記入方法

①　「登録する業務の名称及び記録の名称」欄

個人情報の登録に当たっての業務の目的により区分し、その名称を記入する。

なお、記入に当たっては、包括的・抽象的にならないように留意する必要がある。

②　「保管等の目的」欄

個人情報を必要とする理由も含めて、「○○委員として委嘱するため」、「○○会の会員把握のため」等、具体的に保管等の目的を記入する。また、保管等の目的が法令等の規定に基づき行われる場合については、根拠法令等の名称及び条項を記入する。

③　「収集対象者の範囲」欄

保管等を行う個人情報の収集者の範囲を「○○年○月○日現在の水道料金の未納者」等、具体的に記入するものとする。

④　「収集する個人情報の項目」欄

当該業務において利用するすべての個人情報の項目について□にν印(以下「チェック」という。)を記入する。

⑤　「収集の時期」欄

毎年度定期的に収集する場合は「定期」にチェックし、一時又は毎年度でも随時に収集する場合は「随時」にチェックする。なお、原則として定期に収集するが、その後も随時収集する場合(対象者が変動する場合等)については、「定期」のみにチェックすれば足りる。

⑥　「収集開始年月日」欄

届出を要する事務の開始に当たり、実際に収集を開始する日を記入する。

⑦　「収集の方法」欄

個人情報の収集は、条例第14条第1項の規定により、本人から収集することが原則であるが、例外として本人以外からの収集も認められており、その区分を明らかにするものとする。

「本人以外」にチェックした場合は、当該情報の収集先等をチェックし、それぞれ該当する項目にチェックするとともに、具体的な内容を記入するものとする。なお、個人情報の項目によって、収集先が異なる場合は、すべての方法についてチェックする。

⑧　「保管の方法」欄

個人情報の記録されている媒体にチェックし、「その他」については、具体的媒体名を記入する。

保管の方法が複数ある場合は、すべての媒体をチェックする。

⑨　「保管期間」欄

文書については、芳賀上水道企業団文書取扱規程(平成14年芳賀上水道企業団訓令第4号)に保存年限が規定されていることから、当該規程に基づき保管期間をチェックする。その他の媒体の保管期間については、保管等の目的が達成されると見込まれる時期を記入する。

(2)　個人情報登録変更(廃止)届出書の記入方法

届出書の記入については、登録簿の記入方法の例によるものとし、「登録変更(廃止)の理由」欄及び「登録変更その他の内容」欄の記入については、具体的に記入するものとする。

(3)　目的外利用等

個人情報の目的外利用等については、条例第15条第1項において、当該個人情報を保有する実施機関以外への提供が原則禁止されているが、同条第2項において、例外規定が定められている。この場合において、担当係は、公開窓口と個人情報の目的外利用について協議するものとする。

公開窓口は、担当係からの協議に基づき必要な調査、検討を行い、当該目的外利用の状況の把握と記録の保存を行うものとする。

4　開示、訂正等の請求及び受付

開示、訂正等の請求及び受付については、「第3　情報公開に係る事務」の例によるものとし、適宜必要な読み替えを行うものとする。なお、個人情報保護制度の趣旨から次の点に留意するものとする。

(1)　相談・案内

自己情報の開示、訂正等の請求に係る相談案内は、原則、公開窓口において行うものとするが、請求者の利便性を図る観点から、場合に応じて担当係においても対応するものとする。

(2)　請求の受付等

①　請求の受付は、公開窓口において行うものとする。

②　本人であることの確認

本人であることの確認は、次に掲げる書類の提出又は提示を求めて行うものとする。

ア　運転免許証　イ　旅券　ウ　外国人登録証明書　エ　電気工事士免状　オ　無線従事者免許証　カ　毒物劇物営業許可証　キ　猟銃・空気銃所持許可証　ク　宅地建物取引主任証　ケ　健康保険被保険者証　コ　共済組合員証　サ　恩給証書　シ　国民年金・厚生年金等の年金手帳・証書　ス　印鑑登録証明書及び印鑑　セ　官公庁の発行する身分証明書　ソ　その他本人であることを証すると認める書類(学生証、社員証等写真により本人を確認できる書類等)

③　注意事項

本人確認のための書類に関し、次の事項に注意する。

ア　公的証明書でない身分証の提示があった場合については、当該身分証を発行した学校、会社等に電話照会する等の方法をとるものとする。

イ　戸籍事項証明書や住民票の写しなど本人以外のものでも取得できるものは、該当しない。

ウ　婚姻等によって、実施機関が保有している個人情報に記録されている氏名と開示、訂正等の請求の際の氏名が異なる場合は、旧姓等が確認できる書類の提出又は提示を求める。

④　提示書類の写しの確保

提示された書類により本人確認を行ったときは、本人の了解を得た上で、提示された書類の写しを取る。

なお、当該写しは、開示の実施の際の本人確認の補完書類とする。

⑤　法定代理人の請求

法定代理人からの請求の受付に当たっては、法定代理人自身の身分を明らかにする書類のほか、本人が未成年者又は成年被後見人であること及び請求者が親権者又は後見人であることを明らかにする書類(戸籍事項証明書、後見開始の審判書等)の提出又は提示を求め、本人確認を行う。

⑥　任意代理人の請求

任意代理人からの請求の受付に当たっては、任意代理人自身の身分を明らかにする書類のほか、本人の印鑑登録証明書及び当該印鑑を押印した委任状又は代理人選任届等の提出を求め、本人確認を行う。

【第5　不服申立てがあった場合の取扱い】

1　不服申立書の受付

不服申立書の受付は、公開窓口において行うものとする。

2　受付後の不服申立書の取扱い

不服申立書を担当係へ送付するとともに、その写しを作成し、保管するものとする。

3　不服申立書の受理等

(1)　不服申立書の受理

担当係は、次の事項について確認の上、不服申立書を受理するものとする。

①　不服申立書の記載事項

ア　不服申立人の氏名又は名称及び住所

イ　不服申立てに係る処分

ウ　不服申立てに係る処分があったことを知った年月日

エ　不服申立ての趣旨及び理由

オ　処分庁の教示の有無及びその内容

カ　不服申立ての年月日

キ　不服申立人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって不服申立てをするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所

②　不服申立人又はその代表者若しくは管理人、総代又は代理人の押印の有無

③　代表者若しくは管理人、総代又は代理人があるときは、それぞれの資格を証明する書面の添付の有無(例えば、法人登記簿の謄本・抄本、代表者又は管理人を選任したことを証する総会議事録の写し、代理人委任状等)

(2)　不服申立書の審査

①　不服申立期間内(公開等の決定の処分があったことを知った日の翌日から起算して60日以内)の不服申立てかどうか。

②　不服申立ての適格の有無(公開等の決定によって、直接に自己の権益を侵害されたものであるか。)

(3)　不服申立書の補正

担当係は、不服申立てが(1)の要件を満たさず不適法であっても補正することができるものであるときは、行政不服審査法(昭和37年法律第160号)第21条の規定により相当の期間を定めて補正を命じなければならない。

なお、補正を求める場合は、公開窓口と協議するものとする。

(4)　却下の決定

担当係は、不服申立者に不服申立ての適格のない場合、不服申立期間の経過等の不服申立てである場合又は補正命令に応じなかった場合は却下の決定を行い、決定書の謄本を不服申立人に送達するとともにその写しを公開窓口ヘ送付するものとする。

なお、却下の決定をする場合は、公開窓口と協議するものとする。

4　委員会への協議

担当係は、不服申立てが明らかに不適法であることを理由に当該不服申立てを却下する場合又は処分を取り消す場合を除き、次により委員会に協議するものとする。

(1)　協議依頼書の作成

担当係は、次の事項を記載した協議依頼書を作成するものとする。

①　不服申立てに係る決定の対象となった情報の名称及びその内容

②　非公開決定等の内容及びその具体的理由

③　その他必要な事項

(2)　協議依頼書の提出

担当係は、協議依頼書に次の書類を添付して、公開窓口ヘ提出するものとする。

①　不服申立書の写し

②　情報公開請求書又は個人情報開示請求書の写し

③　決定通知書の写し

④　情報公開事務処理簿の写し

⑤　その他必要な書類

(3)　委員会の招集

公開窓口は、主管係から協議依頼書の提出を受けた場合は、当該主管係と必要な連絡、調整の後、速やかに委員会の招集手続をとるものとする。

5　委員会からの意見等の聴取の対応

担当係は、委員会から意見若しくは説明を求められた場合又は決定に係る情報等必要な資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。

6　不服申立てに係る決定

(1)　委員会での協議の結果については、公開窓口から担当係へ送付するものとする。

この場合において、公開窓口は協議結果の写しを作成し、保管するものとする。

(2)　担当係は、委員会から協議結果の通知があったときは、これを尊重して不服申立てに対する決定をしなければならない。この場合、公開窓口と協議するものとする。

(3)　不服申立てに対する決定は、企業団事務局にあっては、企業長決裁とする。その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めによるものとする。

(4)　担当係は、不服申立てに対する決定をしたときは、不服申立人等に対して決定通知書により通知するとともに、その写しを公開窓口ヘ送付するものとする。

(5)　第三者から意見を聴取した場合は、当該第三者にその旨を通知するものとする。

【第6　情報の目録等の作成】

1　情報の目録の整備

公開窓口では、ファイル基準表及び保存・保管文書台帳又は個人情報登録簿及び個人情報変更(廃止)届出書を基に情報の目録を整備するものとする。

2　情報の目録等の閲覧

情報の目録等は、公開窓口に据え置き、一般の閲覧に供するものとする。

【第7　実施状況の公表】

公開窓口は、すべての実施機関の前年度の実施状況を取りまとめ、企業団広報に登載して公表するものとする。

附則